新型コロナウィルス感染予防のため、全社員のテレワークを既に導入されている企業の事例がマスコミで広く報道されています。
しかしながら中小企業では、これからどうやってテレワークを進めていったら良いのか、検討中の企業も多いかと思います。
そのような方に、どうやったらテレワーク環境の整備ができるのか、分かりやすくお伝えしようと思います。
まずそもそも論として、テレワーク化が必要なのは、昨今のコロナウィルス対応のためだけではなく、BCP（事業継続計画）のためということです。
震災や気象災害のリスクも高まっているので、「会社に行かなければ仕事ができない」状況を少しでも減らしていく必要があります。
さてテレワーク環境の整備にあたっては、次の3つ目指すところになるかと思います。
- 会社での仕事と比べ作業効率が落ちない
- 社内外のコミュニケーションが保たれる
- セキュリティが危うくならない
《ネットワーク環境の整備》
まずテレワーク実施に必要なことして、 WiFi環境が整っていることが必要です。ここで言うWiFi環境とは、 通信料金が従量課金ではなく固定料金ということと、安定した通信環境を意味してます。
オンライン会議や、容量の大きい業務ファイルの同期などは、膨大なデータの転送量が発生するため、それを前提とした通信環境の整備がまずありきです。
通信環境が安定していないと一気に業務効率が悪くなるので、こちらは最重要ポイントとなります。
従来よりもテレワーク化が進んだ今日、マンションのVDSLなどでは日中の回線利用者が増えた結果、速度があまり出なくなってしまった例もちらほら耳にするので、まず安定性をチェックすることが必要です。
《PC・サーバー環境の整備》
次に考えるのは PC・サーバー環境の整備と、リモートで会議ができるようにすることです。
これには下記の3つが必要です。
- メールがOutlookなどのPCソフトを使っているならクラウドメールに移行
- ファイルサーバーが社内にあるならばクラウドストレージに移行
- オンライン会議システムを導入する
仕事ではまず何といってもメールありきですが、会社のいつものパソコンと比べ、支給のノートパソコンや自宅PCでは送受信トレイ、アドレス帳の状態が異なっているため、メールが使いづらいという方も多いと思います。
これはメールの各種情報が会社のPC端末のみに保存されているためですので、そちらをクラウドに保存するタイプのメール、すなわち「クラウドメール」に移行することで解決できます。
その代表格であるGmailですが、いま使っているメールアドレスを変更せずにGmailを使うためには、G SuiteというGoogleの有料版サービスを使う必要があります。
Gmailについてはこのブログの他の記事でも記載していますので､ご参照ください。
クラウドメールを使用することにより、社内外のPCや外出先スマホなど、あらゆる環境のデバイスから同じメール環境が提供されるので、何はともあれメール環境の整備から取りかかるのが良いと思います。
メール以外の項目の社内に置いてあるファイルサーバーについては、下記に詳細を掲載しておりますので、ご参照ください。
中小企業のテレワークの導入プロセスについて（クラウドストレージ編）