去年から今年にかけて、多くの企業がテレワークを前提とした業務環境のクラウド化にチャレンジした事かと思います。
中でも大きい検討項目としては
1．社内にあるファイルサーバーを外部からどうアクセスさせるのか？
2．メールをクラウドメールにするのか？
だったのではと思います。
こちらは当社でも試行錯誤しましたが、さまざまな検証を重ね、今の運用がうまくいっているので当社で何をやったかをお伝えしようと思います。
Dropbox Businessの導入
社内に設置してあるファイルサーバーを、外部からアクセス可能とする際にはVPNの導入が1つの選択肢です。しかしながら当社では思い切ってクラウドのストレージサービスであるDropbox Businessを導入し、全ファイルを移行しました。
Dropboxは特定のディレクトリのみPCと同期をする選択型の同期機能があります。それを利用して日常的に使う一部のディレクトリだけ、クラウドからノートPCに同期して、リモートでの作業時にノートPCのファイルを更新して作業をしています。
もちろん更新したノートPCのファイルはDropboxのクラウド上のファイルと一瞬のうちに同期されます。
クラウド環境と、PC間の同期がとても早いので、外部で作業する際にもオフィス環境と同じように作業できて、業務効率化に役だっています。
Dropboxビジネスを導入したその他の理由としては、
- クライアントや協力会社などの外部企業とファイルやフォルダ共有を行うことが実にスムーズに行われる。フォルダーにパスワードをかけたり共有期限のタイマーを設定することが可能。
- ランサムウェアの被害にあったり、作業中にうっかりファイルを上書きした際に、巻き戻し機能が使え、過去の状態に戻すことができて安心。
- フォルダやファイルへのアクセス履歴がトラッキングできる。誰がいつどのファイルにアクセスしたかが追える。また社内外からのアクセス権限の管理が容易。
Google Workspaceの導入
メールを自社ドメインを使用したGmailに移行し、スケジュール管理をGoogleカレンダーを使用するなど、従来使っていたツールをGoogle Workspaceの各サービスに乗り換えました。
Google Workspaceの各サービスはスマホのアプリでも大抵のものは揃っています。その結果、ここが重要なのですが、テレワーク環境だけではなく、移動中などスマホでしか操作できないシーンにおいても、ある程度の業務は可能です。その結果、業務効率化に大きく貢献しました。
以上取り急ぎ当社の状況について書き記しましたが、注意点としては社内の業務システムなどは、クラウド上のデータファイルは動作確認外ということがあります。
またGoogle Workspaceはインターフェースの独特さがあり、長いことMicrosoft製品だけを使った方が操作すると、はじめは戸惑うこともあるかと思います。
また仕様の頻繁なアップデートがあるので、常に新しい情報にアンテナを立てておくのが良いかと思います。
思いついたものがあったら追記していきます。