メールとチャットをどう使い分けたらいいのか、検討されているビジネスマンの方も多いかと思います。
当社のお客様からも、とても多くいただく質問なので、まずはチャットのメリットとデメリットについて、明らかにしようと思います。
メリット
1. 送信の手軽さとリアルタイム性
メールで必ず付きものの、「お世話になっております」などの枕ことばを省いて、用件だけのシンプルな内容で送信することが一般的なため、コミュニケーションがスムーズです。
またメッセージ送信先を選ぶ手間や、画像や動画を添付する手間が、メールに比べるとはるかに少ないので、送信自体をたやすく行うことができます。
2 .既読の確認
これが何よりも大きいメリットとして、チャットを使われている方も多いのではないでしょうか。
読んでるか届いてるか不明なメール送信に比べて、既読か未読かはっきり分かるので、オンラインのコミュニケーションがさらにやりやすくなっています。
3. メッセージの伝わりやすさ
なかなか読まれなかった送信メールがチャットやSNSで送信した結果、一瞬にして読まれた経験をお持ちの方も多いかと思います。
メールに代わる新しいプッシュ型のメディアとして伝わりやすさは大きな特長です。
代表的なものはこのような点ですが、その一方のデメリットはと言うと…
デメリット
1．チャットツールを受信側にも導入してもらう必要がある
メールと違ってデフォルトのツールではないため、送信側受信側双方にチャットアプリの導入が必要です。
そのため、まず社内のコミニュケーションツールとしてチャットをスタートさせる企業も多いかと思います。
2．メッセージの一元管理が難しい
かつて受信した大事なメッセージを一生懸命メール受信箱で探したけど見つからず、実はチャットで受信していたと言う経験をお持ちの方も多いかと思います。
3．CCの概念がない
チャットは、メールでいうところのCCの概念が基本ありません。そのため、関係者に情報共有のやり方を考える必要があります。
もちろんルームやグループのような形で、複数名相手のコミュニケーションを取る形も用意されてることが多いですが、参考情報として送信しておくという伝え方が意外に難しいです。
4．チャットの運用コスト
無料、有料双方のプランを用意していることがほとんどですが、企業が使用するとなると有料プランは多くの場合必須で、そのための運用コストがかかります。
結局、企業としてチャットを導入するかしないかの結論は、双方を見極めてと言うことになりそうですが、ハイブリット型、、、すなわち双方併用するのが良いのではないでしょうか。
一番導入しやすいのは、前述した社外に対してはメール、社内に対してはチャットというパターンです。
そのチャットも、Slackやチャットワーク、LINEワークスなどいろいろありますが、最近話題となっているGoogleチャットについては、改めて当ブログで詳細に紹介したいと思います。